Chargé(e) d’accueil et état civil

Sous l’autorité de la directrice des moyens généraux, vous intégrerez le service Accueil de la mairie, composé de deux personnes.

Missions principales du poste

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public,
• Renseigner et orienter le public vers les différents services,
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité,
• Gestion et affichage d’informations
• Gestion des demandes GRECO

Autres missions

Activités liées au poste

• Gestion de l’état civil :
  • Renseigner les usagers sur les formalités préalables à la constitution des actes de la vie civile
  • Préparer les dossiers de PACS, mariage et parrainage républicain, changement de prénom et de nom, etc.
  • Rédiger les actes d’état civil : reconnaissance, naissance, mariage, divorce, décès, duplicata de livret de famille…
  • Veiller à la bonne tenue des registres d’état civil
  • Établir les différents certificats (de vie, de résidence, de vie commune), les attestations d’accueil, de recensement jeunes citoyens…
  • Légaliser les signatures

• Activités occasionnelles :
  • Gestion des débits de boisson
  • Gestion des vignettes de stationnement
  • Recensement de la population
  • Location de salles
  • Jurés d’assises
  • Renseignements d’urbanisme
  • Gestion du courrier
  • Gestion du contrat avec la SPA
  • Présence sur les plages horaires d’ouverture de la mairie
  • Travail un samedi matin par mois
  • Pics d’activités (recensement, élections, manifestation ou dispositif spécifique)

Profil recherché

Savoirs :

• Techniques d’accueil et règle de communication
• Connaissance de la collectivité et de son organisation
• Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité
• Connaissance du règlement de stationnement
• Maitrise des différentes législations ou instructions (état civil, funéraire, élection, débit de boissons)

Savoir-Faire :

• Savoir orienter les usagers, prendre des messages.
• Savoir recevoir filtrer et orienter les appels ou les demandes.
• Savoir gérer les situations d’accueil difficile
• Maitrise des outils informatique et bureautique
• S’adapter aux différents publics
• Savoir recevoir contrôler et établir un acte d’état civil au regard des différents documents
•  Savoir procéder aux mises à jour des listes électorales (radiation et inscription)
• Maitriser les opérations liées aux scrutins (dépouillement, règle de comptage … )

Savoir-Etre :

• Accueillir le public avec amabilité
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Sens du service public
• Savoir rendre compte
• Réactivité
• Ecoute régulation et confidentialité
• Diplomatie et patience
• Autonomie
• Rigueur
• Organisation

Conditions

• Diplôme requis : Niveau IV BAC
• Grade : Adjoint administratif de 1ère classe – Poste ouvert aux contractuels

• Poste à pourvoir dès le 01/09/2024
• Lieu d’activité : Mairie (25 rue Gambetta)
• Temps de travail : 35 heures annualisées
• Travail impératif un samedi matin sur deux (de 9h à 12h)
• Mercredi après-midi non travaillé
• Rémunération statutaire + primes + adhésion COS Métropole
• Remboursement abonnement aux transports en commun et Carte ticket restaurant possibles

Vous êtes intéressé.e ?

Merci de remplir le formulaire ci-dessous ou d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l’adresse suivante :
COMMUNE DE FONTAINES-SUR-SAONE, mairie, 25 RUE GAMBETTA 69270 FONTAINES-SUR-SAONE
Ou par mail à : recrutement@fontaines-sur-saone.fr

Pour tout renseignement, s’adresser à Nelly DE OLIVEIRA, directrice des Moyens Généraux au 04.72.42.95.95